Delega o incluye bookings

Cómo crear un nuevo booking desde el Dashboard Operativo

Last update: March 29, 2021

Exikhan TMS permite que más de una persona pueda mantener un Booking en su listado principal. Esto puede lograrse a través de dos acciones: un Booking puede ser delegado a otro usuario operativo (Delegate), o puede ser incluido en el propio listado desde otro usuario (Include).

Para ambos casos, el Booking continúa perteneciendo al usuario operativo definido en el campo Operations Executive de Booking Definitions. Sin embargo, para efectos de seguimiento, este Booking podrá ser consultado desde los listados los usuarios que necesiten acceder a las funcionalidades relacionadas, como Invoicing y Cost Management.

Función Delegate

A través de la función Delegate, un usuario podrá delegar un Booking a otro usuario para solicitar su colaboración en el seguimiento y/o ejecución de actividades relacionadas a la operación, como facturación.

  • Para aprender a elaborar una factura, click aquí.

1. Accede al menú en el Dashboard Operativo

En el Operative Dashboard, con click derecho sobre el Booking que deseas delegar, selecciona la opción Delegate.

![image-20201124161553154](C:\Users\carlos marquez\AppData\Roaming\Typora\typora-user-images\image-20201124161553154.png)

  • En caso de que tu listado principal de bookings esté vacío, el menú solo te mostrará solo dos opciones: New Booking e Include Booking. Si aún no tienes un Booking creado, click aquí para aprender cómo hacerlo.

2. Selecciona el usuario y detalla las instrucciones

En la ventana emergente, selecciona el operativo que deberá trabajar en este Booking. El listado de usuarios podrás encontrar a las personas activas de tu organización, con roles Operations Executive, Sales/Operations, Sales Executive, Operations Supervisor, Sales Supervisor y General Manager.

  • Para saber más sobre Administración de Usuarios y el significado de los roles, click aquí.

En el campo Comments, podrás ingresar los detalles de la tarea que está siendo delegada. Este mensaje será visible para todos una vez que la delegación ha sido confirmada por el usuario destinatario.

![image-20201124163043928](C:\Users\carlos marquez\AppData\Roaming\Typora\typora-user-images\image-20201124163043928.png)

Un mensaje de confirmación te avisará que el Booking ha sido delegado. Sigue esperar la confirmación del usuario destino.

3. Espera la confirmación del usuario

El sistema generará una notificación para el usuario destino. En esta se podrá ver quién ha generado la notificación, quién es el receptor, así como el mensaje con los detalles del Booking delegado.

  • Para conocer más sobre Notifications, click aquí.

El usuario destino solo tiene dos opciones: puede aceptar el Booking o rechazarlo. Solo en caso de aceptar con el botón verde, el Booking será agregado al listado principal. En cualquiera de los dos casos, el sistema enviará una notificación al usuario que originó la delegación para informarle el resultado.

https://assets-exikhan-website.s3.amazonaws.com/delega+un+booking.gif

Función Include

Para los casos donde un usuario operativo ya conoce el Booking que debe incluir en su Dashboard para colaborar con el seguimiento, el TMS permite jalar fácilmente un Booking perteneciente a otro usuario operativo.

1. Accede al menú en Operative Dashboard

Con click derecho dentro del cuadro principal, selecciona la opción Include Booking. Esta opción aparecerá aunque no tengas ningún Booking creado.

![image-20201124172944146](C:\Users\carlos marquez\AppData\Roaming\Typora\typora-user-images\image-20201124172944146.png)

2. Selecciona cuántos bookings deseas incluir

El TMS te permite dos formas de búsqueda: puedes incluir un Booking buscándolo directamente por su número, o bien buscar entre todos los bookings abiertos de un usuario operativo.