Registra o edita clientes y proveedores

Cómo registrar un nuevo cliente o proveedor en el Directorio

Last update: March 29, 2021

Registra o edita clientes y proveedores

El primer paso para comenzar a utilizar el Exikhan TMS es el registro de los clientes y proveedores en el Directorio, pues sin ellos no sería posible realizar acciones como cotizaciones, facturación o elaboración de BL's. El proceso de registro es simple, sin embargo es importante saber que solo es la primera etapa de un conjunto de pasos necesarios para garantizar el aprovechamiento completo de las funcionalidades del sistema.

1. Accede al catálogo Directory - 1. Registration / Edit

En la sección Catalogs, accede a la opción de menú Directory - 1. Registration / Edit. Se abrirá una nueva pantalla con dos secciones: en la parte izquierda de la funcionalidad se encuentra el buscador, mientras que en la parte derecha se muestra el formulario.

  • Antes de crear una nueva empresa, se recomienda primero buscar la empresa en el catálogo para asegurar que no ha sido creada anteriormente y evitar duplicidades.

2. Llena los campos del formulario

Para comenzar, es importante definir es si el nuevo registro se trata de un cliente actual o un cliente potencial. Mientras que los clientes actuales serán visibles en todo el sistema, los clientes potenciales solo podrán ser utilizados en las funcionalidades de Sales & Pricing.

También es importante considerar que los datos requeridos para registrar un cliente potencial son menos en comparación a los datos necesarios para clientes actuales, principalmente derivado de los datos requeridos para el proceso de facturación electrónica.

Si estás utilizando el Exikhan TMS desde México, Colombia o Ecuador, se recomienda seleccionar primero el país de la empresa, para que el formulario muestre el catálogo de códigos postales. Algunos campos se llenarán a partir de la información asociada al código postal.

Para finalizar, click en Save.

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3. Agrega direcciones adicionales

Para las empresas localizadas en más de lugar, el sistema permite agregar direcciones adicionales sobre la misma entidad. Esta funcionalidad es particularmente útil cuando es necesario emitir diferentes facturas o documentos a la misma razón social pero diferente dirección de localización.

Una vez que hayas seleccionado la empresa, haz click en Address para habilitar el formulario. Llena los campos y salva los cambios con el botón Save.

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4. Modifica registros existentes

En caso de requerir modificar registros existentes, selecciona la empresa y haz click en Modify.

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4. Desactiva registros existentes

Si necesitas evitar que una empresa siga siendo visible en el sistema, puedes desactivar el registro sin perder los datos asociados a él, como facturas, Bookings y documentos.

Para desactivar un registro existente, solo tienes que seleccionarlo del área de consulta y hacer click en Deactivate.

  • Si el registro tiene facturas de venta o compra asociadas con saldo pendiente, el sistema no permitirá la desactivación. Primero será necesario eliminar el saldo existente.

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